- مطلوب سكرتير لديه المام بجميع مهام السكرتارية التنفيذية للعمل بمكة المكرمة
المهام:
- إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهري الخاص بالرئيس التنفيذي
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الرئيس التنفيذي
- المحافظة على سير العمل في مكتب الرئيس التنفيذي حتى في حال غيابه
- إستقبال زوار الإدارة العليا
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالرئيس التنفيذي
- تحرير وطباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و
سرعة إستدعائها
- إستلام وتوجيه البريد الوارد باسم الإدارة العليا وعرضه على المختص وفهرسة هذه
المستندات
- إستلام وتوجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا وفهرسة
هذه الرسائل
- تسجيل البريد الصادر من مكتب الإدارة العليا وفهرسة الفاكسات الصادرة
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات والجلسات والتي يكون الرئيس التنفيذى طرفاً فيها
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية وتنسيق و
تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع
- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على
طلب شخصى
- إستقبال وإجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة
أرقام التليفونات و العناوين
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها
على الرئيس التنفيذى ومتابعة قرار ات الرئيس التنفيذي
- توجيه الدعوات للمشاركين في الإجتماعات التى يدعو لعقدها الرئيس التنفيذى
وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة
- حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا وتنظيم
رحلات العمل
- تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما
يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
- كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب
ورفعه لمدير المكتب
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية
التنفيذية
- السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء
السكرتارية التنفيذية وجميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
- وغير ذلك من المهام المتعلقة بالسكرتارية
\- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ \- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام والمدير التنفيذي \- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير التنفيذي \- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتب الخاصة بالإدارة العليا \- المحافظة عل…
\- مطلوب سكرتيرة لديها خبرة بالاعمال المكتبية وكتابة الخطابات والارشفة والملفات وكل ما يخص الاعمال المكتبية
\- إعداد جدول المواعيد والأعمال الخاص بالمدير العام \- المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام من حيث النظافة والترتيب واستقبال الزوار والترحيب بهم \- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالمدير العام \- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعا…
\- الاحتفاظ بسجل منظم للمدير العام والاتصالات والعناوين وأرقام الهواتف وكافة التفاصيل الهامة الخاصة بالشركات \- التنظيم اليومي لاعمال المدير العام ونشاطاته بطريقة عملية، وضمان التزام فريق العمل بالتوجيهات وواجبات الشركة \- التأكد من حصول المدير العام على أوراق العمل والمعلومات الصحيحة لكل قطاع …
\- إستقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذى والمساعدة فى تخطيط المواعيد وإجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات \- التنسيق وحضور الإجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذى \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز …
\- مطلوب سكرتير تنفيذي للعمل لدى شركة مقاولات كبرى في مكة المكرمة المهام : \- تنظيم مواعيد المدير وتذكيره بها \- اعداد المذكرات واجراء المراسلات مع الجهات الخارجية وتوقعيها من المدير \- اعداد تقارير العمل وتوثيقها وحفظها \- التعامل مع الاستفسارات والرد عليها \- ايصال البريد والمراسلا…
\- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذى والمساعدة فى تخطيط المواعيد وإجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات \- التنسيق وحضور الإجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذى \- إستقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز …