- إعداد جدول المواعيد والأعمال الخاص بالمدير العام
- المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام من حيث النظافة والترتيب
واستقبال الزوار والترحيب بهم
- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالمدير العام
- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة
استدعائها
- استلام وتوجيه البريد والفاكس والبريد الإلكتروني وعرضه على المدير العام
وفهرسة هذه الرسائل
- التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام أو الاجتماعات الدورية وتنسيق كل
متطلبات الاجتماع وكتابة المحاضر
- مساعدة المدير العام في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف بناء على طلب
شخصي
- استقبال وإجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب المدير العام وفهرسة أرقام
التليفونات والعناوين
- تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها
على المدير العام
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية بمكتب المدير العام في حالة
صالحة للعمل باستمرار
- ترتيب زيارات وأنشطة المدير العام داخليا ً وخارجيا
\- الاحتفاظ بسجل منظم للمدير العام والاتصالات والعناوين وأرقام الهواتف وكافة التفاصيل الهامة الخاصة بالشركات \- التنظيم اليومي لاعمال المدير العام ونشاطاته بطريقة عملية، وضمان التزام فريق العمل بالتوجيهات وواجبات الشركة \- التأكد من حصول المدير العام على أوراق العمل والمعلومات الصحيحة لكل قطاع …
\- إستقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذى والمساعدة فى تخطيط المواعيد وإجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات \- التنسيق وحضور الإجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذى \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز …
\- مطلوب سكرتير تنفيذي للعمل لدى شركة مقاولات كبرى في مكة المكرمة المهام : \- تنظيم مواعيد المدير وتذكيره بها \- اعداد المذكرات واجراء المراسلات مع الجهات الخارجية وتوقعيها من المدير \- اعداد تقارير العمل وتوثيقها وحفظها \- التعامل مع الاستفسارات والرد عليها \- ايصال البريد والمراسلا…
\- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذى والمساعدة فى تخطيط المواعيد وإجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات \- التنسيق وحضور الإجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذى \- إستقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز …
المسئوليات: \- الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ \- حضور الاجتماعات \- تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها والقيام بأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية المهام الوظيفية: \- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والم…
\- الانابة عن الرئيس في بعض الأعمال، وفي بعض الأحيان يدير الموظفين في حال غياب المدير \- الاشراف على تنفيذ القرارات التي اتخذها المدير \- إعداد التقارير \- تنظيم جدول مواعيد المدير \- إعداد تقارير العملاء \- عقد بعض الاجتماعات بدلًا من المدير \- التعرف والقيام ببعض المهام القانونية
الأدوار المهنية: \- الإلتزام بالأنظمة والتشريعات واللوائح المتبعة لإنجاز الأعمال، واستخدام الأدوات المناسبة بكفاءة وفاعلية. وتقديم الدعم الفني والمشورة لزملائه الأقل خبرة حسب الحاجة، و تدريب الموظفين على تطبيق الإجراءات بفاعلية واستخدام الأدوات بكفاءة وشرح الأسس والقواعد والمنهجيات المتعلقة بالعم…
\- الرد علي المكالمات الهاتفية المباشرة \- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد \- إنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والرسائل والنماذج باللغتين العربية والإنجليزية \- المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
• الإشراف على استلام كافة المراسلات التي تخص مجلس الإدارة • تلقي توجيهات مجلس الإدارة بفحوى الرد على ما يترتب الرد عليه من الرسائل والتقارير الواردة واتخاذ الإجراءات لطباعته وفق النماذج والإجراءات المعتمدة وتدقيقها والتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية واللغوية للاعتماد والتوقيع حسب التوجيه • ح…