المسؤوليات الرئيسية:
إدارة المواعيد:
- تنظيم جدول مواعيد المدير وتنسيق اللقاءات والاجتماعات
- التأكد من إعداد كافة المواد اللازمة للاجتماعات
التواصل:
- الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المعنية
- التواصل مع العملاء والموردين وتقديم الدعم اللازم
إعداد الوثائق:
- إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية
- تنظيم وحفظ الوثائق والملفات بطريقة تسهل الوصول إليها
الدعم الإداري:
- تقديم الدعم الإداري اليومي للمكتب، بما في ذلك إدارة البريد الوارد والصادر
- تنسيق الخدمات اللوجستية للفعاليات والاجتماعات
إدارة البيانات:
- إدخال البيانات وتحديث قواعد البيانات الخاصة بالشركة
- إعداد تقارير دورية تلخص الأنشطة والإنجازات
التنسيق:
- التنسيق مع الزملاء في مختلف الأقسام لضمان سير العمل بسلاسة
- مساعدة الفريق في المشاريع والمهام المختلفة عند الحاجة
\- مطلوب سكرتير لديه المام بجميع مهام السكرتارية التنفيذية للعمل بمكة المكرمة المهام: \- إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهري الخاص بالرئيس التنفيذي \- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الرئيس التنفيذي \- المحافظة على سير العمل في مكتب الرئيس التنفيذي حتى في حال غيابه \- إستقبال زوار الإدارة ال…
\- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ \- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام والمدير التنفيذي \- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير التنفيذي \- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتب الخاصة بالإدارة العليا \- المحافظة عل…
\- مطلوب سكرتيرة لديها خبرة بالاعمال المكتبية وكتابة الخطابات والارشفة والملفات وكل ما يخص الاعمال المكتبية
إدارة المواعيد: \- تنظيم جداول المواعيد للمديرين أو الفرق \- تنسيق الاجتماعات وتحديد أوقات مناسبة للحضور التواصل: \- التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني \- التواصل مع العملاء والموظفين لضمان سلاسة المعلومات الوثائق والتقارير: \- إعداد وصياغة المستندات والتقارير \- تنظيم…
\- إعداد جدول المواعيد والأعمال الخاص بالمدير العام \- المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام من حيث النظافة والترتيب واستقبال الزوار والترحيب بهم \- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالمدير العام \- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعا…
\- الاحتفاظ بسجل منظم للمدير العام والاتصالات والعناوين وأرقام الهواتف وكافة التفاصيل الهامة الخاصة بالشركات \- التنظيم اليومي لاعمال المدير العام ونشاطاته بطريقة عملية، وضمان التزام فريق العمل بالتوجيهات وواجبات الشركة \- التأكد من حصول المدير العام على أوراق العمل والمعلومات الصحيحة لكل قطاع …
\- إستقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذى والمساعدة فى تخطيط المواعيد وإجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات \- التنسيق وحضور الإجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذى \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز …