الأدوار المهنية:
- الإلتزام بالأنظمة والتشريعات واللوائح المتبعة لإنجاز الأعمال، واستخدام
الأدوات المناسبة بكفاءة وفاعلية. وتقديم الدعم الفني والمشورة لزملائه الأقل
خبرة حسب الحاجة، و تدريب الموظفين على تطبيق الإجراءات بفاعلية واستخدام الأدوات
بكفاءة وشرح الأسس والقواعد والمنهجيات المتعلقة بالعمل ودعم زملائه اثناء عملية
التطبيق و توجيههم لحل أي تحديات قد تواجههم والتحقق من قدرتهم على الإنجاز
- الرد على الاستفسارات البسيطة والمتوسطة الصعوبة و الصعبة و المعقدة دون
الحاجة لدعم أو توجيه من الآخرين وحفظ المعلومات و البيانات و التقارير حسب
الإجراءات المتبعة وبطريقة منهجية، وتقديم الدعم والمشورة لزملائه الأقل خبرة حسب
الحاجة وتدريبهم وشرح الأسس والقواعد والمنهجيات المتعلقة بالعمل و توجيههم
- إعداد الوثائق والتقارير المتخصصة وتقديم التوصيات المناسبة والحلول الملائمة
وعرضها وتوضيحها وحفظها في قاعدة البيانات الخاصة بها وفقاً للسياسات والإجراءات
المعتمدة باستخدام أنظمة تقنية المعلومات المتبعة، والمشاركة في إصدار تقارير
إنجاز أعمال الوحدة التنظيمية. و التحقق من حفظها بطريقة يسهل الرجوع إليها و
الاستفادة منها
- المشاركة في تنفيذ المقترحات المتعلقة بتحسين وتطوير الممارسات و الإجراءات
بما يتماشى مع توجهات الوحدة التنظيمية ولا يتعارض مع الأنظمة والتشريعات
واللوائح الصادرة من الجهات المُشرِّعة
- الانابة عن الرئيس في بعض الأعمال، وفي بعض الأحيان يدير الموظفين في حال غياب
المدير
- الاشراف على تنفيذ القرارات التي اتخذها المدير
- إعداد التقارير
- تنظيم جدول مواعيد المدير
- إعداد تقارير العملاء
- عقد بعض الاجتماعات بدلًا من المدير
- التعرف والقيام ببعض المهام القانونية
\- إعداد جدول المواعيد والأعمال الخاص بالمدير العام \- المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام من حيث النظافة والترتيب واستقبال الزوار والترحيب بهم \- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالمدير العام \- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعا…
\- الاحتفاظ بسجل منظم للمدير العام والاتصالات والعناوين وأرقام الهواتف وكافة التفاصيل الهامة الخاصة بالشركات \- التنظيم اليومي لاعمال المدير العام ونشاطاته بطريقة عملية، وضمان التزام فريق العمل بالتوجيهات وواجبات الشركة \- التأكد من حصول المدير العام على أوراق العمل والمعلومات الصحيحة لكل قطاع …
\- إستقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذى والمساعدة فى تخطيط المواعيد وإجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات \- التنسيق وحضور الإجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذى \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز …
\- مطلوب سكرتير تنفيذي للعمل لدى شركة مقاولات كبرى في مكة المكرمة المهام : \- تنظيم مواعيد المدير وتذكيره بها \- اعداد المذكرات واجراء المراسلات مع الجهات الخارجية وتوقعيها من المدير \- اعداد تقارير العمل وتوثيقها وحفظها \- التعامل مع الاستفسارات والرد عليها \- ايصال البريد والمراسلا…
\- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذى والمساعدة فى تخطيط المواعيد وإجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات \- التنسيق وحضور الإجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذى \- إستقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز …
المسئوليات: \- الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ \- حضور الاجتماعات \- تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها والقيام بأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية المهام الوظيفية: \- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والم…
\- الانابة عن الرئيس في بعض الأعمال، وفي بعض الأحيان يدير الموظفين في حال غياب المدير \- الاشراف على تنفيذ القرارات التي اتخذها المدير \- إعداد التقارير \- تنظيم جدول مواعيد المدير \- إعداد تقارير العملاء \- عقد بعض الاجتماعات بدلًا من المدير \- التعرف والقيام ببعض المهام القانونية
\- الرد علي المكالمات الهاتفية المباشرة \- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد \- إنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والرسائل والنماذج باللغتين العربية والإنجليزية \- المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
• الإشراف على استلام كافة المراسلات التي تخص مجلس الإدارة • تلقي توجيهات مجلس الإدارة بفحوى الرد على ما يترتب الرد عليه من الرسائل والتقارير الواردة واتخاذ الإجراءات لطباعته وفق النماذج والإجراءات المعتمدة وتدقيقها والتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية واللغوية للاعتماد والتوقيع حسب التوجيه • ح…