• الإشراف على استلام كافة المراسلات التي تخص مجلس الإدارة
• تلقي توجيهات مجلس الإدارة بفحوى الرد على ما يترتب الرد عليه من الرسائل
والتقارير الواردة واتخاذ الإجراءات لطباعته وفق النماذج والإجراءات المعتمدة
وتدقيقها والتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية واللغوية للاعتماد والتوقيع حسب
التوجيه
• حفظ ملفات مكتب مجلس الإدارة ذات الطابع السري في مكان يحافظ به على طابعها
السري
• القيام بجميع المراسلات الداخلية أو الخارجية التي تطلب منه سواء بالبريد
الإلكتروني أو العادي والتي تخص مكتب رئيس مجلس الإدارة
• القيام بما يوكل إليه من مهام أخرى مرتبطة بأهداف وظيفته
• إعداد خطابات الصادر واستلام الوارد بما يخص مجلس الإدارة
• عمل جداول أعمال اجتماع مجلس الإدارة ومذكراته ومحاضره
• عمل تقارير السكرتارية
• أي مهام تطلب منه حسب تكليف رئيس وأعضاء مجلس الإدارة
\- الرد علي المكالمات الهاتفية المباشرة \- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد \- إنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والرسائل والنماذج باللغتين العربية والإنجليزية \- المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
\- إدارة مكاتب المدراء \- تنسيق المواعيد وإدخال البيانات \- المتابعة الإجرائية مع الموظفين \- تنظيم عمل مكتب المدير العام
• إعداد جدول الأعمال لمدير المشاريع • المساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ • التنسيق وحضور الاجتماعات الإدارية • التنسيق وحضور الاجتماعات التي تهم الإدارة • توثيق مخرجات الاجتماعات والقرارات الصادرة • إعداد تقارير عن الاجتماعات ومخرجاتها • إعداد تقارير عن الأ…
\- إعداد جدول الأعمال والتنسيق للمدير التنفيذي ومجلس الإدارة والتخطيط والتنظيم للمواعيد والاجتماعات \- كتابة محاضر الاجتماعات \- استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذ…
• تقديم المشورة لمجلس الإدارة بشأن أدواره ومسؤولياته • الحفاظ على الوثائق والسجلات الرئيسية للشركة • إدارة العملية المتعلقة بالاجتماعات العامة السنوية (AGMs) بما في ذلك صياغة جداول الأعمال ، وعقد اجتماعات الجمعية العامة العادية وتقديم الخدمات ، واتخاذ المحاضر ، ومشاريع القرارات ، وتقديم النماذج…