المسئوليات:
- الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات
مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ
- حضور الاجتماعات
- تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها والقيام بأداء مجموعة متنوعة من
المهام الإدارية
المهام الوظيفية:
- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات
مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ
- التنسيق وحضور الاجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذي
- استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب
- التعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات
- إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين
- التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن
- إعداد الفواتير و البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر
- مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض مع الموردين لضمان أكثر الطلبات فعالية من
حيث التكلفة
- الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن
الوصول إليها بسهولة
- إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية و التقارير عند الطلب
\- إعداد جدول المواعيد والأعمال الخاص بالمدير العام \- المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام من حيث النظافة والترتيب واستقبال الزوار والترحيب بهم \- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالمدير العام \- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعا…
\- الاحتفاظ بسجل منظم للمدير العام والاتصالات والعناوين وأرقام الهواتف وكافة التفاصيل الهامة الخاصة بالشركات \- التنظيم اليومي لاعمال المدير العام ونشاطاته بطريقة عملية، وضمان التزام فريق العمل بالتوجيهات وواجبات الشركة \- التأكد من حصول المدير العام على أوراق العمل والمعلومات الصحيحة لكل قطاع …
\- إستقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذى والمساعدة فى تخطيط المواعيد وإجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات \- التنسيق وحضور الإجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذى \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز …
\- مطلوب سكرتير تنفيذي للعمل لدى شركة مقاولات كبرى في مكة المكرمة المهام : \- تنظيم مواعيد المدير وتذكيره بها \- اعداد المذكرات واجراء المراسلات مع الجهات الخارجية وتوقعيها من المدير \- اعداد تقارير العمل وتوثيقها وحفظها \- التعامل مع الاستفسارات والرد عليها \- ايصال البريد والمراسلا…
\- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذى والمساعدة فى تخطيط المواعيد وإجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات \- التنسيق وحضور الإجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذى \- إستقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز …
\- الانابة عن الرئيس في بعض الأعمال، وفي بعض الأحيان يدير الموظفين في حال غياب المدير \- الاشراف على تنفيذ القرارات التي اتخذها المدير \- إعداد التقارير \- تنظيم جدول مواعيد المدير \- إعداد تقارير العملاء \- عقد بعض الاجتماعات بدلًا من المدير \- التعرف والقيام ببعض المهام القانونية
الأدوار المهنية: \- الإلتزام بالأنظمة والتشريعات واللوائح المتبعة لإنجاز الأعمال، واستخدام الأدوات المناسبة بكفاءة وفاعلية. وتقديم الدعم الفني والمشورة لزملائه الأقل خبرة حسب الحاجة، و تدريب الموظفين على تطبيق الإجراءات بفاعلية واستخدام الأدوات بكفاءة وشرح الأسس والقواعد والمنهجيات المتعلقة بالعم…
\- الرد علي المكالمات الهاتفية المباشرة \- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد \- إنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والرسائل والنماذج باللغتين العربية والإنجليزية \- المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
• الإشراف على استلام كافة المراسلات التي تخص مجلس الإدارة • تلقي توجيهات مجلس الإدارة بفحوى الرد على ما يترتب الرد عليه من الرسائل والتقارير الواردة واتخاذ الإجراءات لطباعته وفق النماذج والإجراءات المعتمدة وتدقيقها والتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية واللغوية للاعتماد والتوقيع حسب التوجيه • ح…