- مطلوب منسق وثائق ومستندات للعمل لدى شركة مقاولات كبرى في مكة المكرمة
والمدينة المنورة
المسئوليات والمهام:
- إدارة وثائق المشروع كاملا مع ضمان دقتها وجودتها وسلامتها من الناحية الفنية
والمعلوماتية في عملية الحفظ Hard & soft
- تسهيل تقديم جميع المستندات إلى الإدارات المعنيّة بالشركة
- استخدام أجهزة الحاسب لتنظيم وتوزيع المستندات داخل الشركة
- المساعدة في مراحل التخطيط لمشروع معين
- إعداد التقارير المرحلية لكبار المديرين
- تقييم جميع المستندات والتحقق من صحتها بدقة
- تقديم جميع المستندات في الوقت المحدد ووفقاً لمعايير الجودة
- تنظيم المستندات والتأكد من حفظها وحمايتها من السرقة أو التلف
- الالتزام بالجدول الزمني للاحتفاظ بالسجلات ومعرفة الطرق والأوقات المناسبة
للتخلص من المستندات القديمة
- تلبية طلبات استرداد المستندات بسرعة وكفاءة
- تحرير ومراجعة المستندات
• التأكد من أن جميع الوثائق تتبع التنسيق المتوافق مع لوائح وانظمة المؤسسة • إنشاء قوالب للمستندات لاستخدامها في المستقبل و إدارة تدفق الوثائق داخل المؤسسة • الحفاظ على السرية حول المعلومات الحساسة وشروط الاتفاق الخاصة بالمؤسسة • الإشراف على استرجاع الملفات بسهولة حسب احتياج الموظفين والعملاء …
\- متابعة التقديمات المفتوحة والمغلقة \- الاحتفاظ بسجل الملفات والبيانات وتخزينها والاحتفاظ بلوازم المكتب \- تنظيم الأحداث الداخلية والخارجية \- التعامل مع كافة الرسائل المرسلة الواردة والصادرة \- إعداد نظام التعامل مع ملفات المشروع وصيانته \- توزيع المعلومات وفقا للتعليمات \- الاحتفاظ …
\- القيام بالأعمال الميدانية ذات العلاقة بالدوائر الحكومية من منطلق دوره الأساسي كمندوب علاقات حكومية \- استقبال الزوار والاتصالات والتعامل معها بلباقة والتنظيم من منطلق دوره الثاني كموظف استقبال \- القيام بالأعمال الميدانية اللازمة لتحصيل الفواتير مع للعملاء من منطلق دوره الثالث كمندوب تحصيل …