مساعد شخصي للرئيس التنفيذي

وصف الشواغر
إن دور المساعد الشخصي ("PA ") هو الدور الذي يمكن من خلاله تعزيز قدرة المدير
التنفيذي على التوسع والتطور
وإدارة الأعمال بكفاءة وفعالية. يجب على السلطة التنفيذية للرئيس التنفيذي من
البداية اكتساب معرفة واسعة بالشركة ، والرئيس التنفيذي ، والأشخاص الرئيسيين
الآخرين وجميع جوانب ASTARTA (كلاهما
داخلي وخارجي وداخل الشركة) ولديهم فهم أساسي لأهداف الشركة. يجب الحفاظ على
السلطة التقديرية والسرية التامة في جميع الأوقات من قبل PA وفهم أن هذا الدور
يحاكي من وماذا يكون الرئيس التنفيذي وكيف ينظر إليها داخل وخارج مجموعة الشركات.
قد يُطلب من السلطة التنفيذية للرئيس التنفيذي أحيانًا التصرف نيابةً عن الرئيس
التنفيذي (في كثير من الأحيان كونه أول نقطة اتصال مع العملاء والموظفين
الداخليين والأعمال الأخرى جهات الاتصال). ستكون السلطة التنفيذية للرئيس
التنفيذي سرية ويمكنها الوصول إلى جميع المسائل السرية للشركة مثل مجموعة الشركة
، وحصص المساهمة وحزم تعويضات الموظفين / الإدارة والتخصصات العناصر القانونية &
amp؛ الشؤون المالية وعمليات الدمج والاستحواذ والعديد من الأمور الأخرى.
المسمى الوظيفي
هنا يكمن وراء بعض أنشطة العمل العامة من المرجح أن تشارك PA في منصب المدير
التنفيذي
تفهم PA أن أي مهمة يجب أن تُدارها طلبات المدير التنفيذي تتم وإدارتها
ضمن الخط الزمني المطلوب والمعايير المثالية
تشمل مسؤوليات محددة مثل السلطة التنفيذية للرئيس التنفيذي على سبيل المثال ما
يلي:

:الواجبات:
* فحص المكالمات الهاتفية والاستفسارات والطلبات ، والتعامل معها عند الاقتضاء والترحيب بضيوف الرئيس التنفيذي
* التواصل مع العملاء والموردين والمستشارين والمساهمين والمديرين بين الشركات والموظفين الآخرين تنظيم وحفظ مذكرات المدير التنفيذي وعقد المواعيد ، والوقت المتاح على أساس يومي / أسبوعي لمناقشة القضايا والمشاكل والعمليات ومسائل
* أخرى (ضمان قيام جميع الموظفين الداخليين بتقديم التغذية الراجعة اليومية والتعليق على المدير التنفيذي( معالجة الكلمات ، التعامل مع المراسلات ، كتابة رسائل البريد الإلكتروني / الرسائل وتوثيق الشركة / SOP / السياسات (مزيد من المعلومات
* حول هذه التفاصيل المفصلة هنا) ، مع الإملاء ، كتابة دقائق وتقارير الاجتماعات تنظيم وحضور الاجتماعات ، وترتيب رحلات العمل (بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة) ، وضمان إعداد الرئيس التنفيذي بشكل جيد
* للاجتماعات / رحلات العمل ، وإعداد جداول أعمال الاجتماعات التعامل مع البريد الإلكتروني الوارد من الرئيس التنفيذي ، وإرسال الفاكس ، وإرسال أعمال التفويض إلى المديرين باعتبارها ملائمة لكل
* موظف تصميم وإنتاج الوثائق وورقات الإحاطة والتقارير والعروض التقديمية تنظيم ترفيه الشركة واجتماعات الإدارة والمناسبات إنشاء وصيانة أنظمة المكاتب ، بما في ذلك إدارة البيانات ، والإيداع ، الخ إدارة الإشراف على المكتب بما يضمن الحفاظ على المعايير العالية للرئيس التنفيذي
* الإشراف على المشتريات من المكاتب والنفقات العامة لكل الميزانية التعامل مع الأمور الشخصية للرئيس التنفيذي بما في ذلك العطلات والرحلات الجوية والأعمال المصرفية والعائلة والإسكان والمسائل الخاصة الأخرى
* نفقات أعمال الرئيس التنفيذي للمعالجة والعناصر الإدارية الأخرى القيام بمشاريع محددة وبحوث وإدارات كما هو مطلوب من قبل المدير التنفيذي الحالي والحفاظ على الوثائق المالية النهائية وحسابات الإدارة والميزانية وغيرها من التقارير المالية الخاصة التي قد يطلبها المدير التنفيذي من وقت لآخر ضمان الرئيس التنفيذي تسجيل الخروج من
* العروض المالية وحسابات الإدارة قبل تقديمها إلى مجلس الإدارة الإشراف على تكنولوجيا المعلومات في ASTARTA أنشأ وإدارة أعمال تكنولوجيا المعلومات وأهداف المدير التنفيذي لتكنولوجيا المعلومات
* (التأكد من أن كل شيء يتم) إنشاء وإدارة سياسات إدارة الأعمال العامة وفقًا لما يطلبه الرئيس التنفيذي (نيابةً عن المدير التنفيذي) بأنه سيتم تشغيل كشوف الرواتب في
* الوقت المناسب
* تجميع التقرير التنفيذي الشهري لتقارير المدير التنفيذي والتقارير الفصلية / السنوية / الأخرى لمجلس الإدارة
* البحوث المتعلقة بالحوكمة والمسائل القانونية والمحاسبية والضريبية عند الحاجة من قبل الرئيس التنفيذي وبالارتباط مع المدير المالي
* إدارة سياسات التأمين على الشركة
* المساعدة في إنشاء شهادات ISO الخاصة بالشركة أو غير ذلك من هيئات الاعتماد التي يراها الرئيس التنفيذي مناسبة للانضمام إلى الشركة.
* إدارة تجديد ترخيص تسجيل الأعمال ، وإخطار المدير التنفيذي لتواريخ التجديد قبل الحدث لضمان الامتثال التجاري للقوانين المحلية
* الاتصال مع إدارة (هيئات) الترخيص ، والميسرين المحليين / المحترفين ، إلخ إدارة جميع عمليات تجميع الوثائق لأغراض التجديد والتعديل في المنشأة والتراخيص الجديدة ، بما في ذلك تجميع تقارير العروض ،
* والمعلومات الحيوية للشركة ، ومعلومات المساهمة وأعضاء مجلس الإدارة ، وغيرها من متطلبات هيئة ترخيص المعلومات الاستراتيجية أي متطلبات إدارية أخرى لضمان التسجيل الكامل للأعمال والامتثال القانوني في جميع العمليات / الخدمات وفقًا لما يطلبه المدير التنفيذي (يعمل
* بالتنسيق مع المدير المالي وغيره من العمليات الداخلية / المديرين) قم بإجراء مراجعة أولية لجميع المقترحات المقترحة المقدمة من HOD لتأكيد ما إذا كان ذلك في مصلحة الشركة ، مع إبراز أي عناصر
* لاهتمام الرئيس التنفيذي الفوري فيما يتعلق بجمع المعلومات من الأطراف الخارجية مساعدة الرئيس التنفيذي في تطوير المقترحات وفي المراجعة والتفاوض ووضع اللمسات الأخيرة وغيرها من متطلبات الطرف الثالث / الخارجي لتقديم أفضل فرصة للشركة للفوز بالمقترحات ؛ نسخ التعديل / الإثبات اقرأ جميع المقترحات قبل تقديمها لضمان الحفاظ على معايير
* العرض العالية للشركة ومديرها التنفيذي
* إجراء البحوث على البنود / الشركات / المنافسين / الخ حسب طلب المدير التنفيذي
:المتطلبات:
* على الأقل ‎6 سنوات خبرة متدرجة مسؤولة في دور سكرتارية منها ‎3 سنوات في PA ويفضل أن يكون مدير مرشد
* المرشحات الإناث فقط
* مهارات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة في اللغة الإنجليزية والروسية (مهارات لغة أخرى هي فائدة ايضا)
* مهارات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة في اللغة الإنجليزية والروسية (مهارات لغة أخرى هي فائدة ايضا) مهارات ممتازة في معالجة النصوص وتكنولوجيا المعلومات ، بما في ذلك مجموعة من حزم البرامج والقدرات الشاملة في(Word, Excel, Power Point and Outlook Express, ) ونظام تشغيل
* سرعة الطباعة من ‎50 wpm والكتابة الصوتية المصدقة والموثوقة
* مهارات عرض استثنائية
* القدرة على العمل بمبادرتها الخاصة ومواعيد التسليم الضيقة
* المرونة والقدرة على التكيف للتوفيق بين مجموعة من المهام والعمل لساعات إضافية لتلبية المواعيد النهائية
* فهم قضايا السرية واستخدام التقدير
* مهارات إدارية ومساعد شخصي قوية مع القدرة على العمل بشكل جيد في بيئة سريعة الإيقاع ، مخطط فعال مع مهارات إدارة الوقت المثبتة هو أمر ضروري الاهتمام بالتفاصيل ،
* الالتزام الشخصي ، الكفاءة ، المرونة مع مهارات الاتصال الجماعي الكبيرة خبرة واسعة في الإمارات العربية المتحدة
* إن المعرفة القوية لعناصر إدارة الأعمال من أعمال السكرتارية ، وتسجيل الأعمال ، والتمويل (الميزانيات ومحاسبة الإدارة) ، والمقترحات ، والتقارير ، وإدارة السجلات ، والاتصال
* بالعميل أمر مرغوب فيه للغاية
* مع رخصة قيادة الإمارات العربية المتحدة يفضل أن تكون أنثى