- مطلوب مساعد اداري للعمل لدى مشروع حراسات امنية بمكة المكرمة
المهام والمسئوليات:
- التأكد من قيام أفراد الأمن بتنفيذ كافة المهام والواجبات والوصف الوظيفي
المطلوب وحسب التعليمات الأمنية من العميل والخاصة بالموقع
- التأكد من صحة تسجيل وقت الدوام (بداية ونهاية الدوام) والتأكد من صحة التوقيع
ووضوح الخط وصحة البيانات واكتمالها ويبين الوقت الذي تم فيه وقت الدوام وذلك بعد
بداية الوردية بـ(15 دقيقة) وتسجيل المتأخرين ومدة التأخير على الكشف
- التأكد من تغطية الميدان الأمني وعدم تركه بدون حراسة
- التأكد من المداخل والمخارج للمواقع وأنها محكمة الإقفال وعدم وجود خرق أمني
لها
- التأكد من عمل كاميرات المراقبة بالشكل الصحيح (في المواقع المزودة بكاميرات
مراقبة)
- كتابة أي ملاحظات أمنية في كشف الحضور والانصراف عند خانة الملاحظات
- التأكد من قيافة الفرد ومخالفة الغير ملتزمين بذلك
- تحضير الأفراد بالميدان بالشبكة اللاسلكية بشكل دوري (كل ساعة كحد أقصى)
والرفع عن النداءات الغير مستجابة في تقرير منفصل ومخالفة المتسبب
- رفع ملاحظات العميل للرئيس المباشر أولاً بأول
- المحافظة على الدورية الأمنية وفحصها عند استلامها وفي حال وجود خلل بالدورية
يتم عمل محضر مشترك بين المسلم والمستلم وفي حال الرفض يتم إخطار الرئيس المباشر
عن طريق الهاتف أو الشبكة اللاسلكية لإثبات الحالة
\- التواصل مع الشركات المتعاقدة مع المؤسسة \- تسجيل المهام الجديدة ومتابعة المهام المتعلقة \- تنفيذ المهام المكتبية وكتابة الخطابات والتقارير اليومية
\- تقديم الدعم الإداري من خلال أداء مجموعة من المهام والواجبات الإدارية اليومية المتعلقة بالتنظيم والتواصل مع ضمان إتمام الموظف لجميع الإجراءات في هذا المجال بدقة وجودة عالية لضمان التشغيل الفعال للإدارة التابع لها
\- مطلوب مساعد اداري لديه معرفة بترتيب وتنظيم ملفات الموظفين وادارة المكتب ومطلع على نظام العمل
\- العمل على اكثر من مشروع. \- القدر على ترتيب الأوليات وادارة الوقت. \- المساعدة في اعداد ومراجعة خطط المشاريع شاملة موازناتها \- إدارة المهام والتواصل مع الأقسام الاخرى ومتابعتها. \- التنسيق مع الإدارة والجهات ذات العلاقة لإعداد وتنفيذ الخطط \- ترتيب المواعيد والإجتماعات بدقة والعمل على…
\- المساعدة في الامور الادارية وعمليات البيع من تجهيز ملفات الاكسل وادخال المنتجات في النظام وغيره \- جرد ونقل المخزون \- الرد على العملاء والمعارض واعطاء المعلومات اللازمة \- تجهيز طلبات الموقع الالكتروني \- تجهيز شحنات المعارض \- العمل بدوام مسائي من الساعة 3 م الى 10 م
\- إرسال الفاكسات \- إدارة الملفات \- البحث وتحديد مصادر البيانات الرئيسية \- أداء الدعم المكتبي العام متعدد الأوجه \- إعداد محاضر الاجتماعات، ومسودات الاجتماعات، ومواد الدعم الداخلي \- إرسال واستقبال استمارات الشركة