وظائف ادارية شاغرة في الكويت Vacant administrative jobs in Kuwait

About the job
As a SME Administrator, you will be a key member of our facilities management
team. You will be the face of the office for all visitors. It is a fast-paced
role for an individual like yourself with great communication and organization
skills.
The opportunity
You will be responsible for meeting and greeting both external and internal
visitors to the office in addition to handling all incoming calls with
courtesy and professionalism in accordance with the Reception and
Switchboard Guidelines Manual. As part of your role, you will also handle all
meeting room bookings and reservations efficiently and promptly.
Your Key Responsibilities
As a consultant you will have to attend to visitors in a professional manner
and deal with inquiries on the phone and face to face. Supply information
regarding the organization to clients and customers. You shall have to meet
and greet visitors and clients in a pleasant, professional and courteous
manner
Convey visitor arrival promptly to the appropriate individual and meet or
escort the visitor to the meeting room, extending offer to refreshments, etc
Moreover, you will have to provide visitor badges to guests/clients, when
required while answering all incoming internal/external calls promptly and in
a professional and courteous manner. You will be responsible to make screen
calls to ascertain caller name and call purpose before redirecting them,
especially for calls with unclear purpose (sales, market/staff intelligence
gathering, etc) while ensuring the callers are connected/redirected to the
right person promptly, or accurately take a verbal message and relay it to the
appropriate person in a timely manner. Plus, you will have to connect
international business calls on behalf of staff requiring this service in the
office. You will also have to manage and confirm meeting room
bookings/reservations requests via calendar invites while reconfirming all
bookings/reservations daily. Furthermore, you will ensure booking
cancellations are actioned and updated promptly, allowing rooms to be
available for other bookings and will also manage meeting arrangements and
logistics, event preparations, plan catering needs and requirements, etc
Skills And Attributes For Success
Appropriate business attire and professional image/appearance; well groomed,
neatly done hair and make-up
Ensure reception area and meeting rooms are clean and in order throughout the
day and ready for the next meeting
To qualify for the role you must have
Verbal and written communication skills
Professional personal presentation
Customer service orientation
Organizing and planning
Attention to detail
Reliability
Ideally, you’ll also have
Experience working in a fast-paced environment
A bachelor’s degree
What We Look For
We are most interested in people with confidence and strong experience in
multitasking.
You will need a proactive approach to work and the curiosity to seek out new
challenges without being pushed.
If you are ready to make a real contribution to our goal of building a better
working world, this role is for you.
What We Offer
We offer a competitive compensation package where you’ll be rewarded based on
performance and recognized for the value you bring to our business. Plus, we
offer:
Continuous learning: You’ll develop the mindset and skills to navigate
whatever comes next.
Success as defined by you: We’ll provide the tools and flexibility, so you can
make a meaningful impact, your way.
Transformative leadership: We’ll give you the insights, coaching and
confidence to be the leader the world needs.
Diverse and inclusive culture: You’ll be embraced for who you are and
empowered to use your voice to help others find theirs.
To contact and send your CV
عن العمل
باعتبارك مديرًا للشركات الصغيرة والمتوسطة، ستكون عضوًا رئيسيًا في
فريق إدارة المرافق لدينا.
سوف تكون وجه المكتب لجميع الزوار.
إنه دور سريع الخطى لفرد مثلك يتمتع بمهارات تواصل وتنظيم رائعة.
الفرصه
ستكون مسؤولاً
عن مقابلة وتحية الزوار الخارجيين والداخليين للمكتب بالإضافة إلى التعامل مع
جميع المكالمات الواردة بلطف واحترافية وفقًا لقواعد الاستقبال والاستقبال.
دليل إرشادات لوحة التبديل.
وكجزء من دورك، ستتعامل أيضًا مع جميع حجوزات غرف الاجتماعات بكفاءة وسرعة.
مسؤولياتك الرئيسية
باعتبارك مستشارًا، سيتعين عليك الاهتمام بالزائرين بطريقة احترافية والتعامل مع
الاستفسارات عبر الهاتف ووجهًا لوجه.
توفير المعلومات المتعلقة بالمنظمة للعملاء والعملاء.
يجب عليك مقابلة الزوار والعملاء والترحيب بهم بطريقة ممتعة ومهنية ومهذبة
نقل وصول الزائر على الفور إلى الشخص المناسب ومقابلة الزائر أو مرافقته إلى غرفة
الاجتماعات، وتوسيع نطاق العرض للمرطبات، وما إلى ذلك، علاوة على ذلك، سيتعين
عليك تقديم شارات الزائر للضيوف/العملاء، عند الحاجة، أثناء الرد على جميع
المكالمات الداخلية/الخارجية الواردة على الفور وبطريقة مهنية ومهذبة.
ستكون مسؤولاً عن إجراء مكالمات الشاشة للتأكد من اسم المتصل والغرض من الاتصال
قبل إعادة توجيهه، خاصة بالنسبة للمكالمات ذات الأغراض غير الواضحة (المبيعات،
وجمع معلومات السوق / الموظفين، وما إلى ذلك) مع ضمان اتصال المتصلين / إعادة
توجيههم إلى الشخص المناسب على الفور، أو أخذ رسالة شفهية بدقة ونقلها إلى الشخص
المناسب في الوقت المناسب.
بالإضافة إلى ذلك، سيتعين عليك ربط مكالمات الأعمال الدولية نيابة عن الموظفين
الذين يحتاجون إلى هذه الخدمة في المكتب.
سيتعين عليك أيضًا إدارة وتأكيد حجوزات/طلبات حجز غرف الاجتماعات عبر دعوات
التقويم مع إعادة تأكيد جميع الحجوزات/الحجوزات يوميًا.
علاوة على ذلك، ستضمن إجراء عمليات إلغاء الحجز وتحديثها على الفور، مما يسمح
بإتاحة الغرف للحجوزات الأخرى وستقوم أيضًا بإدارة ترتيبات الاجتماعات والخدمات
اللوجستية، والتحضير للمناسبات، وتخطيط احتياجات ومتطلبات تقديم الطعام، وما إلى
ذلك.
مهارات وسمات النجاح
ملابس العمل المناسبة والصورة/المظهر المهني؛
شعر ومكياج جيد الإعداد ومصفف بشكل أنيق
تأكد من أن منطقة الاستقبال وغرف الاجتماعات نظيفة ومرتبة طوال اليوم وجاهزة
للاجتماع التالي
للتأهل للدور الذي يجب أن يكون لديك
مهارات الاتصال الشفهية والكتابية
العرض الشخصي الاحترافي
التوجه لخدمة العملاء
التنظيم والتخطيط
انتبه للتفاصيل
مصداقية
ومن الناحية المثالية، سيكون لديك أيضا
خبرة في العمل في بيئة سريعة الخطى
درجة البكالوريوس
ما الذي نبحث عنه
نحن
مهتمون أكثر بالأشخاص الذين يتمتعون بالثقة والخبرة القوية في القيام بمهام
متعددة.
ستحتاج إلى نهج استباقي للعمل والفضول للبحث عن تحديات جديدة دون أن يتم دفعك.
إذا كنت مستعدًا لتقديم مساهمة حقيقية لتحقيق هدفنا المتمثل في بناء عالم عمل
أفضل، فهذا الدور مناسب لك.
ما نقدمه
نحن نقدم حزمة تعويضات تنافسية حيث ستتم مكافأتك على أساس الأداء والاعتراف
بالقيمة التي تضيفها إلى أعمالنا.
بالإضافة إلى ذلك، نحن نقدم:
التعلم المستمر: ستطور العقلية والمهارات اللازمة للتنقل في كل ما يأتي بعد ذلك.
النجاح كما حددته أنت: سنوفر الأدوات والمرونة، حتى تتمكن من إحداث تأثير هادف،
على طريقتك.
القيادة التحويلية: سنمنحك الرؤى والتدريب والثقة لتكون القائد الذي يحتاجه
العالم.
ثقافة متنوعة وشاملة: سيتم احتضانك كما أنت وسيتم تمكينك من استخدام صوتك لمساعدة
الآخرين في العثور على صوتهم.
للتواصل وإرسال السيرة الذاتية
‎24 يناير ‎2024