- الإشراف على استلام كافة المراسلات التي ترد مكتب المدير التنفيذي وتسجيلها
وتصنيفها وإعداد وفتح الملفات لحفظها بطريقة يسهل الرجوع إليها
- الإشراف على فرز الرسائل والوثائق والدراسات والتقارير والمطبوعات والكتب
والدعوات الواردة وتصنيفها حسب نوعها ومصدرها وأهميتها ودرجة الاستعجال فيها
وإطلاع المدير التنفيذي عليها
- تلقي توجيهات المدير التنفيذي بفحوى الرد على ما يترتب الرد عليه من الرسائل
والتقارير الواردة واتخاذ الإجراءات لطباعته وفق النماذج والإجراءات المعتمدة
وتدقيقها والتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية واللغوية وعرضها على الأمين
التنفيذي للاعتماد والتوقيع
- مخاطبة إدارات الجمعية بطلب ما قد يحتاجه المدير التنفيذي من تقارير أو مذكرات
أو دراسات والتنسيق مع مديري هذه الإدارات لإعدادها
- حفظ ملفات مكتب المدير التنفيذي ذات الطابع السري في مكان يحافظ به على طابعها
السري
\- الرد علي المكالمات الهاتفية المباشرة \- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد \- إنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والرسائل والنماذج باللغتين العربية والإنجليزية \- المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
• الإشراف على استلام كافة المراسلات التي تخص مجلس الإدارة • تلقي توجيهات مجلس الإدارة بفحوى الرد على ما يترتب الرد عليه من الرسائل والتقارير الواردة واتخاذ الإجراءات لطباعته وفق النماذج والإجراءات المعتمدة وتدقيقها والتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية واللغوية للاعتماد والتوقيع حسب التوجيه • ح…
\- إدارة مكاتب المدراء \- تنسيق المواعيد وإدخال البيانات \- المتابعة الإجرائية مع الموظفين \- تنظيم عمل مكتب المدير العام
• إعداد جدول الأعمال لمدير المشاريع • المساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ • التنسيق وحضور الاجتماعات الإدارية • التنسيق وحضور الاجتماعات التي تهم الإدارة • توثيق مخرجات الاجتماعات والقرارات الصادرة • إعداد تقارير عن الاجتماعات ومخرجاتها • إعداد تقارير عن الأ…
\- إعداد جدول الأعمال والتنسيق للمدير التنفيذي ومجلس الإدارة والتخطيط والتنظيم للمواعيد والاجتماعات \- كتابة محاضر الاجتماعات \- استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذ…