• تقديم الدعم الإداري للتقارير التنفيذية والمباشرة، بما في ذلك إدارة الجداول
الزمنية، وترتيب المواعيد، وترتيب السفر، وجدولة الاجتماعات والمكالمات الجماعية
(الاستخدام المكثف لبرنامج MS Outlook للجدولة)
• طباعة وتأليف ومراجعة وتصحيح وتحرير وتوزيع المذكرات والتقارير والرسائل
والعروض التقديمية والمستندات الأخرى باستخدام معالجة الكلمات أو جداول البيانات
أو قواعد البيانات أو تطبيقات برامج العروض التقديمية
• مسؤول عن إدارة المكتب العامة اليومية، والحفاظ على سرية الملفات، وطلب اللوازم
المكتبية، ومعدات الكمبيوتر، وتحديث الملفات
• الحفاظ على التواصل المستمر والمنتظم مع المديرين فيما يتعلق بالقضايا
الإدارية. مراجعة واعتماد تقرير التاريخ المباشر (DHR) بالعناية الواجبة
• تنسيق الاجتماعات (بما في ذلك إعادة الجدولة والإلغاءات وWebEx وحجز غرف
الاجتماعات ومؤتمرات الفيديو وترتيب الصوت والفيديو والطعام حسب الحاجة
• توفير تغطية هاتفية احترافية في جميع الأوقات
• المساعدة في المشاريع الإضافية والمهام الأخرى حسب الحاجة
• الحفاظ على التقويم لفريق القيادة الإدارية وأعضاء مجلس الإدارة
• أداء مهام الدعم الأخرى ذات الصلة مثل تلك المتعلقة باتصالات اجتماعات الموظفين
الأسبوعية / الاتصال الهاتفي / إعداد الغرفة
• مساعدة مدير العمليات
• تنظيم مكتب الاستقبال، واستقبال الزوار
• الرد على الهاتف ومهام الاستقبال الأخرى
• إدارة التقويم والسفر
• تنسيق احتياجات الغداء للعملاء والاجتماعات الداخلية
• ضمان ضوابط المستندات الكافية لجميع الاتصالات داخل وخارج المنظمة وضمان وجود
نظام أرشفة مناسب
\- الرد علي المكالمات الهاتفية المباشرة \- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد \- إنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والرسائل والنماذج باللغتين العربية والإنجليزية \- المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
• الإشراف على استلام كافة المراسلات التي تخص مجلس الإدارة • تلقي توجيهات مجلس الإدارة بفحوى الرد على ما يترتب الرد عليه من الرسائل والتقارير الواردة واتخاذ الإجراءات لطباعته وفق النماذج والإجراءات المعتمدة وتدقيقها والتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية واللغوية للاعتماد والتوقيع حسب التوجيه • ح…
\- إدارة مكاتب المدراء \- تنسيق المواعيد وإدخال البيانات \- المتابعة الإجرائية مع الموظفين \- تنظيم عمل مكتب المدير العام
• إعداد جدول الأعمال لمدير المشاريع • المساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ • التنسيق وحضور الاجتماعات الإدارية • التنسيق وحضور الاجتماعات التي تهم الإدارة • توثيق مخرجات الاجتماعات والقرارات الصادرة • إعداد تقارير عن الاجتماعات ومخرجاتها • إعداد تقارير عن الأ…
\- إعداد جدول الأعمال والتنسيق للمدير التنفيذي ومجلس الإدارة والتخطيط والتنظيم للمواعيد والاجتماعات \- كتابة محاضر الاجتماعات \- استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذ…