المهام الرئيسية:
- المشاركة في تطوير الأهداف الرئيسية للشؤون الإدارية، وتطوير وتنفيذ الخطط
والبرامج والمشروعات التي تساهم في تحقيق هذه الأهداف، والتأكد من وجود الأطر
والمقاييس الدقيقة لمعرفة مستوى تحقيق هذه الخطط والأهداف
- الإشراف على عمليات تطوير جداول الصلاحيات الإدارية والإجراءات المتبعة في
الجهة ومراجعتها باستمرار بهدف تحسينها وضمان تقديم الخدمات الإدارية بالجودة
والسرعة المطلوبة
- متابعة وتوجيه أنشطة تلبية احتياجات الوحدات التنظيمية الأخرى والموظفين من
الخدمات الإدارية المختلفة كالنقل والضيافة وتنظيم المراسلات والأرشفة والتشغيل
الإداري
- الإشراف على تطبيق الأنظمة والتعليمات والقرارات الإدارية المتبعة في الجهة،
وضمان إبلاغ الوحدات التنظيمية الأخرى والموظفين بكافة القرارات والتعليمات
الإدارية الصادرة عن الإدارة العليا ومتابعة تنفيذها
- الإشراف على عمليات إعداد وتحضير الملخصات والتقارير التي توضح نسب الإنجاز
العامة فيما يتعلق بالشؤون الإدارية وعرضها على الإدارة العليا، وإحاطتهم بمختلف
التحديات والمستجدات، واستشارتهم في مختلف القضايا والمبادرات المستقبلية المهمة
\- كتابة التقارير \- عمل عروض تقديمية \- تنظيم العمل وسياساته داخل الشركة \- تنظيم مواعيد الاجتماعات والزيارات الرسمية \- تنظيم الملفات والمستندات والسجلات \- التواصل مع الاقسام في الشركة \- استقبال مكالمات الهاتف والبريد \- حضور الاجتماعات وإعداد التقارير \- تنفيذ القرارات الادارية…
\- توفير كافة سبل المساعدة والدعم لجميع أقسام الشركة وعلى وجه الخصوص القسمين: الإداري والتنفيذي
\- إرسال الفاكسات \- إدارة الملفات \- البحث وتحديد مصادر البيانات الرئيسية \- أداء الدعم المكتبي العام متعدد الأوجه \- إعداد محاضر الاجتماعات، ومسودات الاجتماعات، ومواد الدعم الداخلي \- إرسال واستقبال استمارات الشركة \- تنظيم مواعيد الاجتماعات والزيارات الرسمية \- تنظيم الملفات والمست…
\- تدوين الملاحظات، التي يتم إملاؤها، بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب \- تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكال…
\- تخطيط وتنظيم أعمال السكرتاريا وإدارة المكاتب وإدارة الأنشطة المتعلقة بها، وتصنيف وتنظيم وثائقها وملفاتها \- التعامل مع المراجعين والتنسيق لإنجاز أعمالهم \- تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية للرئيس المباشر \- تنفيذ التعليمات والتوجيهات الصادرة من الرئيس المباشر والمتعلقة بإدارة المكتب أو …
\- كتابة التقارير والايميلات باللغتين العربية والانجليزية \- اعداد المواعيد وحجز تذاكر الطيران \- استقبال العملاء \- تنظيم مواعيد العمل للمدير
الوصف الوظيفي: \- اعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ \- إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين \- طباعة الخطابات وارشفتها \- التعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- استلام وفرز البريد الالكتروني…
\- مطلوب سكرتير لمدير الشركة للعمل بمدينة جدة المهام: \- تنظيم مواعيد الاجتماعات والزيارات الرسمية \- تنظيم الملفات والمستندات والسجلات \- استقبال مكالمات الهاتف ورسائل البريد الإلكتروني \- الترحيب بالضيوف \- تحضير قاعات الاجتماعات والمؤتمرات \- حضور الاجتماعات وإعداد تقارير تلخِّص ن…