• تقديم المشورة لمجلس الإدارة بشأن أدواره ومسؤولياته
• الحفاظ على الوثائق والسجلات الرئيسية للشركة
• إدارة العملية المتعلقة بالاجتماعات العامة السنوية (AGMs) بما في ذلك صياغة
جداول الأعمال ، وعقد اجتماعات الجمعية العامة العادية وتقديم الخدمات ، واتخاذ
المحاضر ، ومشاريع القرارات ، وتقديم النماذج المطلوبة والعوائد السنوية مع
الإدارات المناسبة
• تحديد مواعيد الاجتماعات والمواعيد النهائية والعديد من الأمور الأخرى لمجلس
الإدارة ولجانه
• إعداد جداول أعمال اجتماعات مجلس الإدارة واللجان
• مراجعة وإعداد وتوزيع مواد مجلس الإدارة التي تحتوي على معلومات أساسية جوهرية
للمساعدة في التحضير لاجتماعات مجلس الإدارة واللجان
• التأكد من تحديث السياسات أو التغييرات التنظيمية أو القانونية التي قد تؤثر
على المنظمة واعتمادها من قبل اللجنة
• الاحتفاظ بالكتب النظامية ، بما في ذلك سجلات الأعضاء والمديرين والسكرتيرات
• تسهيل أنشطة مجلس الإدارة واللجان والتواصل مع مجلس الإدارة بما في ذلك على
سبيل المثال لا الحصر التعامل مع المراسلات وجمع المعلومات وكتابة التقارير
وإبلاغ القرارات لأصحاب المصلحة في الشركة ذات الصلة
• إدارة جميع الخدمات اللوجستية لاجتماعات مجلس الإدارة واللجان ، وحضور وتسجيل
محاضر جميع اجتماعات مجلس الإدارة واللجان ، مع مراعاة مخاوف الخصوصية والسرية
• الاحتفاظ بسجلات المواد المقدمة إلى مجلس الإدارة ولجانه لإثبات أن أعضاء مجلس
الإدارة يتلقون المعلومات المناسبة التي تستند إليها القرارات
• القيام بدور نشط وتقديم مدخلات قيمة لقرارات الإدارة المتعلقة بمشاركة القضايا
وعمليات الدمج وعمليات الاستحواذ
• مراقبة حوكمة الشركات والتطورات الأخرى التي يحتاج مجلس الإدارة و / أو لجانه
إلى معرفتها واتخاذ الخطوات اللازمة للامتثال للمتطلبات التنظيمية والمتطلبات
الأخرى المتغيرة
\- الرد علي المكالمات الهاتفية المباشرة \- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد \- إنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والرسائل والنماذج باللغتين العربية والإنجليزية \- المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
• الإشراف على استلام كافة المراسلات التي تخص مجلس الإدارة • تلقي توجيهات مجلس الإدارة بفحوى الرد على ما يترتب الرد عليه من الرسائل والتقارير الواردة واتخاذ الإجراءات لطباعته وفق النماذج والإجراءات المعتمدة وتدقيقها والتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية واللغوية للاعتماد والتوقيع حسب التوجيه • ح…
\- إدارة مكاتب المدراء \- تنسيق المواعيد وإدخال البيانات \- المتابعة الإجرائية مع الموظفين \- تنظيم عمل مكتب المدير العام
• إعداد جدول الأعمال لمدير المشاريع • المساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ • التنسيق وحضور الاجتماعات الإدارية • التنسيق وحضور الاجتماعات التي تهم الإدارة • توثيق مخرجات الاجتماعات والقرارات الصادرة • إعداد تقارير عن الاجتماعات ومخرجاتها • إعداد تقارير عن الأ…
\- إعداد جدول الأعمال والتنسيق للمدير التنفيذي ومجلس الإدارة والتخطيط والتنظيم للمواعيد والاجتماعات \- كتابة محاضر الاجتماعات \- استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذ…