مطلوب سكرتير تنفيذي للعمل لدى شركة مقاولات كبرى في المنطقة الشرقية - الدمام
المهام :
- تنظيم مواعيد رئيس مجلس الادارة وتذكيره بها
- اعداد المذكرات واجراء المراسلات مع الجهات الخارجية وتوقعيها من رئيس مجلس
الادارة
- اعداد تقارير العمل وتوثيقها وحفظها
- التعامل مع الاستفسارات والرد عليها
- ايصال البريد والمراسلات لرئيس مجلس الادارة
- اعداد المذكرات الدورية والمتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية
- حضور الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات وتحريرها
- حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال رئيس مجلس الادارة
- ترتيب كل ما يتعلق بالسفريات الخاصة رئيس مجلس الإدارة
- الحفاظ على جدول الأعمال التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس
الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك
- استقبال وفحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الحاجة
- التعامل مع جميع المراسلات الصادرة والواردة وتحديد أولوياتها (البريد
الإلكتروني والرسائل وما إلى ذلك)
- التعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة
- مراقبة اللوازم المكتبية التفاوض على الشروط مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر
فعالية من حيث التكلفة
- الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول
إليها
- إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير على النحو المحدد
- التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات
المهام الرئيسية: • الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري للإدارة التنفيذية، مثل إعداد العروض التقديمية والتقارير والمراسلات الرسمية • إدارة المكتب: تنظيم وإدارة جدول أعمال المدير التنفيذي، وضمان تنفيذ المهام والاجتماعات في الوقت المحدد • إدارة المعلومات: جمع وتنظيم وتحديث الوثائق والبيانات الهام…
المسئوليات والمهام: \- متابعة جميع المهام الإدارية للمدير العام واتخاذ القرارات الإدارية ذات الصلة والقدرة على العمل كحلقة وصل بين الإدارة والإدارات الأخرى \- تقديم الدعم في جميع جوانب الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة، وأعداد المذكرات والخط…
المسئوليات والمهام: \- متابعة جميع المهام الإدارية للمدير العام واتخاذ القرارات الإدارية ذات الصلة والقدرة على العمل كحلقة وصل بين الإدارة والإدارات الأخرى \- تقديم الدعم في جميع جوانب الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة، وأعداد المذكرات والخط…
\- ترتيب إجتماعات مجلس الادارة واعداد محاضر الإجتماعات وتقديم التقارير \- العمل كأمين سر مجلس الادارة
مهام الوظيفة: \- تنظيم المواعيد وإعداد المذكرات وإجراء المراسلات وحضور الاجتماعات وتحرير المحاضر، وإعداد تقارير العمل \- تنظيم مواعيد المدير وتذكيره بها، والتعامل مع الاستفسارات والرد عليها وإيصال البريد والمراسلات للمدير/الرئيس \- استقبال المكالمات والرسائل البريدية والرد عليها \- التعامل …
\- تخطيط وتنظيم وتنسيق ومراقبة جميع الأمور التي تتعلق بالإدارة الداخلية للشركة \- المشاركة في تحديد سياسة المؤسسة ومراجعة التقارير التي ترد إلى قسم الإدارة \- دراسة المشاكل التي تظهر ووضع الحلول لها \- الاشراف فنياً وإدارياً على الموظفين ورفع كفاءتهم \- مراعاة تنفيذ تعليمات الصحة والسلامة الم…