نبذه عن الوظيفة :
* يقوم منسق خدمة العملاء بالحفاظ على منطقة الاستقبال الرئيسية في المكتب الإعلامي لحكومة دبي بما يدعم العمل المكتبي، وذلك من خلال استقبال الزوار، وتنسيق الزيارات إلى المكتب، والرد على المكالمات الهاتفية، وجدولة الاجتماعات. منسق خدمة العملاء مسؤول أيضاً عن ضمان تقديم خدمات الدعم الإداري ذات المستوى المهني الجيد ، والتصرف كنقطة مركزية للاستعلامات الإدارية واستعلامات المواعيد. يتعاون منسق خدمة العملاء مع موظفي قسم الموارد البشرية والشؤون الإدارية الآخرين لضمان سهولة وسرعة الرد على الاستفسارات الواردة من موظفي المكتب الإعلامي وزائريه ، بما يدعم انسيابية العمل في المكتب. يقوم منسق خدمة العملاء بتنفيذ واجباته وفقاً لسياسات العمل ذات الصلة وإجراءاتها.
المسؤوليات العامة:
* المشاركة في تطوير خطط وميزانيات إدارة الدعم المؤسسي وتنفيذها، وذلك بموجب ما تفرضه الأهداف المؤسسية.
* العمل بموجب اختصاصات قسم الموارد البشرية والشؤون الإدارية وإجراءات العمل من أجل تحقيق أعلى معايير الأداء.
* ضمان الالتزام بالسياسات، والإجراءات المؤسسية، ومعايير الجودة في قسم الموارد البشرية والشؤون الإدارية .
مكتب الاستقبال:
* الترحيب بالزوار واستقبالهم بطريقة ودية ولبقة، وإبلاغ الزملاء المعنيين بوصول زائريهم.
* استقبال المكالمات الواردة بطريقة لبقة، وضمان انتقال الرسائل إلى الموظفين بالسرعة المناسبة .
* التصرف كنقطة مركزية للاستعلامات الإدارية والاستفسارات الخاصة بالمواعيد، وتمرير الرسائل الصحيحة إلى الموظفين المعنيين (وخاصة منسقي الشؤون الإدارية فيما يتعلق بالاستعلامات الإدارية) وذلك من أجل النظر فيها والرد عليها.
* تمرير الرسائل عند غياب أعضاء الفريق، والحفاظ على سجل بجميع الرسائل لسهولة الرجوع إليها في المستقبل .
* تقديم المساعدة للإدارات والحفاظ على سجل بحجوزات الغرف، وقاعة المؤتمرات عندما يطلب منه ذلك بالتنسيق مع قسم الفعاليات والخدمات اللوجستية.
* استقبال البريد الوارد إلى الموظفين، وقبول التسليمات من الموردين حسب التعليمات، والحفاظ على الوثائق بما في ذلك المرسلات والفاكسات الصادرة والواردة .
* تسهيل الاتصالات الهاتفية الدولية والاتصالات الجماعية .
* ضمان عمل أنظمة الرسائل الصوتية خارج أوقات الدوام بالشكل المناسب وأن يتم تمرير الرسائل المسجلة إلى الإدارات والأقسام ذات الصلة .
* تفقّد جميع تجهيزات الاستقبال بشكل منتظم بما في ذلك الهاتف المركزي والفاكسات وغيرها .
* الحفاظ على منطقة الاستقبال بحالة نظيفة ومرتبة، وضمان تواجد موظف مكتب الاستقبال طوال ساعات العمل.
* جدولة عمل الاستقبال مع الموظفين الإداريين الآخرين لضمان تواجد موظفين مدربين في منطقة الاستقبال في جميع الأوقات.
* مراجعة مدى انجاز طلبات الموظفين بناء على تقارير الطلبات لضمان إغلاقها في الوقت المحدد .
* تنسيق جدول السائقين و الفراشين داخليا لما يتناسب مع الموظفين وجدول المصورين.
ا لمؤهلات و المهارات
* درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية .
* دبلوم/ دبلوم العالي في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية .