الوصف الوظيفي:
- الإشراف المباشرعلى أنشطة إدارة وتخطيط وتنظيم أعمال الإدارة التي يشرف عليها،
ومتابعة كافة العمليات الإدارية واللوجستية المطلوبة، وضمان توافر كافة الموارد
التقنية والبشرية التي تضمن سير عمليات المكتب بأكبر كفاءة وفعالية ممكنة.
الواجبات والمهام الرئيسية:
- إدارة وتوجيه عمليات وإجراءات تنسيق اجتماعات ولقاءات المسؤول وإدارة وتنسيق
الاتصالات والمراسلات بينه وبين مختلف الجهات الداخلية والخارجية والتأكد من
فعاليتها وسلاستها
- متابعة عمليات استقبال زوار المسؤول والرد على استفسارتهم والإشراف على عمليات
الرد على المكالمات الهاتفية ومراجعة المراسلات الواردة وتحضير الردود المناسبة،
وإعادة توجيه المسائل المتخصصة لأصحاب الاختصاص في الجهة ومتابعتها لضمان إنجازها
بفعالية
- ضمان وجود قنوات تواصل واتصال فعالة مع مختلف الجهات المعنية بهدف متابعة
القرارات والتعليمات الصادرة عن مكتب المسؤول وضمان الحصول على أية معلومات أو
بيانات متعلقة
- الإشراف على عمليات إدارة وحفظ وأرشفة جميع القرارات والخطابات والمكاتبات
الواردة أو الصادرة عن مكتب المسؤول بالتنسيق مع كافة الجهات المعنية.متابعة
وتقييم أداء الموظفين في المكتب وتحديد احتياجاتهم التدريبية والتطويرية وضمان
توافر كافة المتطلبات اللازمة لقيامهم بعملهم على أكمل وجه، ورفع التقارير
الدورية للرئيس المباشر
\- مطلوب مديرة لمكتب المدير التنفيذي للعمل لدى شركة نقليات وخدمات لوجستية كبرى بمدينة جدة - حي البغدادية
\- مطلوب مدير مكتب للرئيس التنفيذي للعمل لدى شركة أبو سرهد للنقل بمنطقة مكة المكرمة المسؤوليات: \- إعداد المراسلات الرسمية والتقارير ومحاضر الاجتماعات الخاصة \- حفظ وأرشفة الملفات \- تنسيق وتنظيم المواعيد والاجتماعات الخاصة بالمدير التنفيذي وإبلاغ المعنيين بذلك \- إدخال البيانات ا…
تقديم القهوة والشاي وتنظيف المكاتب والعناية بها قبل بدأ الدوام واثناء فترة الدوام وبعد نهاية الدوام.. ولديه استعداد للعمل خارج الدوام بمقابل عند الحاجة..
مطلوب مدير مكتب للقيام بالاعمال الادارية وكل ماهو متعلق بالسكرتارية وغيرها من الأعمال الخاصة بالمكتب ومنها: \- تنسيق جدول المدير \- ترتيب المواعيد \- اعداد محاضر الاجتماعات \- متابعة برامج قواعد البيانات والبريد الإلكتروني
\- مطلوب مدير مكتب لديه إلمام بالمعدات المكتبية بما في ذلك الطابعات وأجهزة الفاكس ومعرفة بسياسات وإجراءات المكتب
\- مطلول مديرة مكتب الرئيس التنفيذي لديها خبرة لا تقل عن 3 سنوات بوظيفة سكرتيرة تنفيذية أو مديرة مكتب