مهام الوظيفة:
1. إجراء المكالمات الهاتفية وتلقي المكالمات بمهنية وتوجيهها بشكل صحيح
2. إدارة البريد الوارد والصادر والرسائل الإلكترونية بدقة
3. تنظيم المواعيد والاجتماعات وجدولة المهام والمواعيد الهامة
4. إعداد الوثائق والتقارير والعروض التقديمية وتنسيقها بشكل احترافي
5. متابعة المستندات والملفات الهامة والحفاظ على السجلات بشكل دقيق
6. التعامل مع الزوار والعملاء بلباقة واحترافية
7. توفير الدعم الإداري للفريق عند الحاجة
\- القيام بأعمال السكرتارية اليومية \- الترتيب للمواعيد بدقة والعمل على التنسيق المسبق مع الجهات ذات العلاقة \- الارشفة للمستندات الهامة وحفظها بطريقة يسهل الوصول إليها \- إعداد وصياغة الخطابات والمراسلات الرسمية الصادرة من الإدارة \- التحضير لأي اجتماع وكتابة محاضر الاجتماعات
\- إدارة المراسلات والبريد الوارد والصادر بشكل منظم \- متابعة المهام المطلوبة وتذكير الإدارة بالمواعيد الهامة \- تقديم الدعم اللوجستي والتنظيمي لفعاليات الشركة \- تسجيل ومتابعة الشحنات من وقت توقيع العقود إلى وصول البضاعة والتأكد من المستندات بالكامل لكل شحنة \- إدخال و تسجيل الأصناف ومتابع…
\- تنظيم المواعيد وإعداد المذكرات وإجراء المراسلات وحضور الاجتماعات وتحرير المحاضر \- إعداد وتقديم تقارير العمل \- تنظيم مواعيد المدير وتذكيره بها \- التعامل مع الاستفسارات والرد عليها وإيصال البريد والمراسلات للمدير \- حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير
\- إعداد وإدارة المراسلات والتقارير والوثائق \- تنظيم وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات وترتيبات السفر \- تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات \- الاحتفاظ بالجداول والتقويمات \- ترتيب وتأكيد المواعيد \- تنظيم المناسبات الداخلية والخارجية \- تعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والبريد والمواد الأخرى…