سكرتير

إدارة المواعيد والتنظيم الزمني:
- تنظيم مواعيد الاجتماعات: تحديد مواعيد الاجتماعات للمدير أو الفريق، وضمان
عدم تعارض المواعيد
- إعداد جداول الأعمال: تحضير جداول الأعمال للاجتماعات، وتوزيعها على الحضور
مسبقًا
- متابعة وتنظيم التقويم الشخصي: الحفاظ على تقويم شامل للمواعيد الهامة
والأنشطة اليومية
إعداد المراسلات والوثائق:
- كتابة المراسلات: كتابة وتحضير رسائل البريد الإلكتروني، الرسائل الرسمية،
والمذكرات
- إعداد التقارير: مساعدة في إعداد التقارير الإدارية، وتوثيق المعلومات بشكل
منظم
- مراجعة الوثائق: التأكد من دقة المعلومات في المراسلات والوثائق وتنسيقها بشكل
جيد
استقبال المكالمات الهاتفية:
- الرد على المكالمات: استقبال المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الشخص المعني أو
أخذ الرسائل إذا لزم الأمر
- التعامل مع الاستفسارات: الرد على استفسارات المتصلين أو الزوار وتقديم
المعلومات الأساسية
ادارة المستندات والملفات:
- تنظيم الأرشيف: تنظيم الملفات والوثائق بشكل دوري للحفاظ على الترتيب وسهولة
الوصول إليها
- حفظ الوثائق: تخزين المستندات الورقية والإلكترونية بطريقة منظمة وآمنة
- مراجعة الوثائق: التأكد من أن الملفات والوثائق مكتملة وأصيلة
تنظيم الاجتماعات والفعاليات:
- إعداد الاجتماعات: حجز الأماكن، وترتيب المواد، وتنسيق تفاصيل الاجتماعات (مثل
إعداد العرض التقديمي، تنظيم المكان، وتوفير اللوازم)
- تدوين محاضر الاجتماعات: تدوين محاضر الاجتماع وتوزيعها على الحضور بعد
الاجتماع
التواصل مع الأطراف الداخلية والخارجية:
- التنسيق بين الأقسام: التنسيق بين الأقسام المختلفة في الشركة أو المؤسسة
لضمان سير العمل
- التواصل مع العملاء: التواصل مع العملاء، الموردين، والشركاء التجاريين،
وتقديم الدعم اللوجستي عند الحاجة
إدارة البريد والمراسلات:
- استلام البريد: استلام البريد الوارد وتوزيعه على المعنيين
- إرسال البريد: إرسال المراسلات الرسمية عبر البريد العادي أو الإلكتروني
إعداد التقارير المالية أو الإدارية:
- إعداد البيانات المالية: في بعض الحالات، قد يتطلب الدور مساعدة في إعداد
تقارير مالية أو إدارية بسيطة
- متابعة الفواتير: متابعة الفواتير والمدفوعات ورفع تقارير للإدارة
إدارة الملفات الإلكترونية والأنظمة:
- إدارة البيانات الإلكترونية: استخدام أنظمة إدارة الملفات الرقمية لحفظ وتنظيم
المستندات
- التعامل مع البرمجيات: استخدام البرمجيات المكتبية مثل Microsoft Office،
وبرامج إدارة البريد الإلكتروني، وبرامج المحاسبة أو CRM، حسب احتياجات العمل
المهام اليومية:
- إعداد وتقديم الدعم الإداري: تقديم المساعدة للأقسام المختلفة عند الحاجة
- متابعة وتنفيذ التعليمات: متابعة تنفيذ الأعمال الإدارية والمهام المكلفة من
قبل الإدارة العليا
- القيام بالمهام اللوجستية: مثل حجز السفر للموظفين، تجهيز الأوراق اللازمة
للرحلات أو الاجتماعات، وتنظيم التنقلات
السرية والمهنية:
- الحفاظ على السرية: الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والبيانات الشخصية
للموظفين والعملاء
- الاحترافية في التعامل: التصرف بشكل مهني في جميع المواقف، سواء عند التعامل
مع الزوار، الموظفين، أو العملاء
التعامل مع الزوار:
- استقبال الزوار: استقبال الزوار، تقديمهم للموظف المعني، أو تنظيم الجلسات
وفقًا للمواعيد
- إعداد الاستقبال: في حال كانت الزيارة رسمية، إعداد الاستقبال بشكل مناسب
مساعدة في مهام أخرى عند الحاجة:
- دعم فريق العمل: في بعض الحالات، قد يتطلب الدور مساعدة في تنفيذ بعض المهام
البسيطة مثل تنظيم الأحداث أو تقديم الدعم للمشاريع الخاصة