موظف سكرتارية

إدارة المراسلات:
- استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها أو تحويلها إلى المعنيين
- تلقي الرسائل الواردة (البريد الإلكتروني والبريد العادي) وتوزيعها على
المعنيين
- كتابة الرسائل الرسمية والتقارير والمذكرات وتنظيمها
إعداد وتنظيم الاجتماعات:
- تنظيم مواعيد الاجتماعات والفعاليات ومواءمتها مع جداول المديرين أو فرق العمل
- إعداد القاعات وتجهيز المستلزمات الخاصة بالاجتماعات (مثل المواد التقديمية
والملفات)
- متابعة جدول الأعمال وتوزيع التوجيهات قبل الاجتماعات
إدارة الملفات والسجلات:
- ترتيب وتنظيم الملفات الورقية والإلكترونية بشكل يسهل الوصول إليها
- المحافظة على سرية المعلومات الحساسة والتأكد من حفظها بطريقة آمنة
- تصنيف الوثائق بحسب الأولوية
إعداد التقارير والوثائق:
- كتابة وتنسيق التقارير والمراسلات بشكل دقيق وواضح
- إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات المتخذة ومتابعتها
التعامل مع الزوار والعملاء:
- استقبال الزوار والتأكد من ترتيب مواعيدهم مع المسؤولين
- التواصل مع العملاء والرد على استفساراتهم، وتوجيههم إلى الأقسام المختصة
- تقديم الدعم الإداري للمسؤولين والعملاء عند الحاجة
تنسيق السفر والتسهيلات اللوجستية:
- حجز تذاكر السفر والإقامة للموظفين أو الإدارة العليا
- ترتيب جداول السفر وتنظيم كافة التفاصيل اللوجستية مثل المواصلات
المتابعة مع الأقسام الأخرى:
- التنسيق بين الأقسام المختلفة لتنفيذ المهام والقرارات
- التأكد من تنفيذ الإجراءات الإدارية والتنظيمية بفعالية
إدارة قواعد البيانات:
- تحديث قواعد البيانات الخاصة بالعملاء أو الموظفين أو الموردين
- إدارة وتخزين المستندات والبيانات بطريقة إلكترونية منظمة
إعداد وتحضير المستندات المالية:
- إعداد الفواتير، والميزانيات، وأوامر الشراء، وملفات المصروفات
- متابعة حسابات الشركات أو الملفات المالية من خلال التنسيق مع الأقسام المالية
دعم الإدارة العليا:
- تقديم الدعم الإداري للمسؤولين أو المديرين في إدارة الوقت والأنشطة اليومية
- تنظيم الأولويات والمساعدة في تنفيذ القرارات والاستراتيجيات الإدارية