شركة بودي بالكويت تعلن عن تعين منسق مراقبة الوثائق Body Company in Kuwait announces the request for a documentation control coordinator

Job Description
As a Document Controller, you will be responsible for maintaining and
organizing all project-related documents, ensuring they are accurate, up-to-
date, and easily accessible to relevant team members.
Working in close collaboration with project managers, engineers, and other
divisions as you will be responsible for implementing and upholding document
control procedures, and file storage protocols.
Ensuring smooth communication and data exchange within project teams is a key
responsibility of Document Controllers, who are also tasked with guaranteeing
document adherence to regulatory and quality assurance guidelines.
Originates correspondence and reports not requiring the personal attention of
immediate supervisor. Answers telephone, taking and relaying messages.
Receives, sorts, and distributes mail.
Gathers statistics and general data; reviews and combines this information
into established reports for use within and outside the unit or verify the
existing ones.
Review time reports to verify accuracy of hours worked and Job. Follows up to
ensure timely processing of corrections.
Maintains employee directory and related data about employees assigned to the
unit, including company resumes. Tracks paid-time-off hours charged and
maintains a schedule of future hours to be taken.
Maintain updated records of all approved documents and drawings and their
distribution.
Maintain the documents and drawings in the Document Control office under safe
custody without any damage or deterioration with easy traceability.
Monitor project billing and prepare customer invoices.
Coordinate all activities related to the Document Control procedure, including
technical documents, drawings, and commercial correspondence.
Receives, tracks, and monitors documents using standard document management
programs to register documents, maintain databases, and produce logs,
transmittals, and other reports as required.
skills.
Diploma or bachelor's in business administration or other.
Proven experience with at least ‎5 years as secretary /document controller.
Highly organized, proactive, and can work with minimal supervision.
Good written and oral communication skills in English and Arabic.
Strong attention to detail and accuracy, ensuring all documents are correctly
labeled, filed, and easily retrievable when needed.
Skilled in document management software and ERP systems, ensuring efficient
organization, categorization, and maintenance of electronic and physical
records.
Familiarity with project management
Hands-on experience with MS Office and MS Excel.
Proficient typing and editing skills.
APPLY
المسمى الوظيفي
بصفتك مراقب المستندات، ستكون مسؤولاً عن صيانة وتنظيم جميع المستندات المتعلقة
بالمشروع، والتأكد من دقتها وتحديثها وسهولة الوصول إليها لأعضاء الفريق
المعنيين.
العمل بالتعاون الوثيق مع مديري المشاريع والمهندسين والأقسام الأخرى حيث ستكون
مسؤولاً عن تنفيذ ودعم إجراءات التحكم في المستندات وبروتوكولات تخزين الملفات.
يعد ضمان الاتصال السلس وتبادل البيانات داخل فرق المشروع مسؤولية رئيسية لمراقبي
المستندات، المكلفين أيضًا بضمان التزام المستندات بالمبادئ التوجيهية التنظيمية
والمتعلقة بضمان الجودة.
إنشاء المراسلات والتقارير التي لا تتطلب الاهتمام الشخصي من المشرف المباشر.
يجيب على الهاتف وأخذ الرسائل ونقلها.
يستقبل البريد ويفرزه ويوزعه.
يجمع الإحصائيات والبيانات العامة.
يقوم بمراجعة هذه المعلومات ودمجها في تقارير محددة لاستخدامها داخل الوحدة
وخارجها أو التحقق من التقارير الموجودة.
مراجعة تقارير الوقت للتحقق من دقة ساعات العمل والوظيفة.
متابعة لضمان معالجة التصحيحات في الوقت المناسب.
يحتفظ بدليل الموظفين والبيانات ذات الصلة حول الموظفين المعينين في الوحدة، بما
في ذلك السيرة الذاتية للشركة.
يتتبع ساعات الإجازة المدفوعة الأجر ويحتفظ بجدول للساعات المستقبلية التي يتعين
اتخاذها.
الاحتفاظ بسجلات محدثة لجميع المستندات والرسومات المعتمدة وتوزيعها.
الحفاظ على المستندات والرسومات في مكتب مراقبة الوثائق تحت حراسة آمنة دون أي
ضرر أو تدهور مع سهولة التتبع.
مراقبة فواتير المشروع وإعداد فواتير العملاء.
تنسيق جميع الأنشطة المتعلقة بإجراءات التحكم في المستندات، بما في ذلك المستندات
الفنية والرسومات والمراسلات التجارية.
استلام المستندات وتتبعها ومراقبتها باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية
لتسجيل المستندات والحفاظ على قواعد البيانات وإنتاج السجلات والإرسالات
والتقارير الأخرى كما هو مطلوب.
مهارات.
دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو غيرها.
- خبرة مثبتة لمدة ‎5 سنوات على الأقل كسكرتير / مراقب مستندات.
منظم للغاية واستباقي ويمكنه العمل بأقل قدر من الإشراف.
مهارات تواصل كتابية وشفوية جيدة باللغتين الإنجليزية والعربية.
اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة، مما يضمن تصنيف جميع المستندات وحفظها بشكل صحيح
وإمكانية استرجاعها بسهولة عند الحاجة.
ماهر في برامج إدارة المستندات وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مما يضمن
كفاءة تنظيم وتصنيف وصيانة السجلات الإلكترونية والمادية.
الإلمام بإدارة المشاريع
خبرة عملية مع MS Office وMS Excel.
مهارات الكتابة والتحرير يتقن.
يتقدم