Job Description
The Personal Assistant is responsible to provide personalized secretarial and
administrative support in a well-organized and timely manner.
Act as the point of contact between the manager and internal/external clients
Manage diary and schedule meetings and appointments
Screen and direct phone calls and distribute correspondence
Handle requests and queries appropriately
Organize travel arrangements
Organise meetings & events which include hotel bookings, travel requirements
and internal/external communications.
Preparing reports, presentations and briefs as required
Contribute to team effort by accomplishing related results as needed
Maintains correspondence with internal/external stakeholders
Carry out administrative duties such as typing, copying, binding, scanning
etc.
Devise and maintain office filing system
Handle sensitive information in a confidential manner
skills
Knowledge of IKEA Concept, including our vision and business idea, IKEA
culture and values
Ability to prioritise and organise work and make the most efficient use of
time available
Knowledge of office management systems and procedures
Excellent oral and written communication skills in English, Arabic, and French
MS Office & up-to-date working knowledge of the latest applications (MS Teams
& Zoom) etc.
Hungry for knowledge and wants to improve skills and learning, using this to
benefit IKEA and grow personally.
Strong attention to detail
Excellent interpersonal skills
Enjoys working in a fast-paced and future-oriented environment.
Ability to work independently and reliably on agreed working methods
Ability to work with a high sense of urgency
Driven to exceed goals.
Eager to contribute while working together as part of a team
APPLY NOW
المسمى الوظيفي
المساعد الشخصي مسؤول عن توفير الدعم السكرتاري والإداري الشخصي بطريقة منظمة
جيدًا وفي الوقت المناسب.
العمل كنقطة اتصال بين المدير والعملاء الداخليين والخارجيين
إدارة اليوميات وجدولة الاجتماعات والمواعيد
- فحص المكالمات الهاتفية وتوجيهها وتوزيع المراسلات
التعامل مع الطلبات والاستفسارات بشكل مناسب
تنظيم ترتيبات السفر
تنظيم الاجتماعات والفعاليات التي تشمل حجوزات الفنادق ومتطلبات السفر والاتصالات
الداخلية والخارجية.
إعداد التقارير والعروض التقديمية والملخصات كما هو مطلوب
المساهمة في جهد الفريق من خلال تحقيق النتائج ذات الصلة حسب الحاجة
يحافظ على المراسلات مع أصحاب المصلحة الداخليين / الخارجيين
تنفيذ الواجبات الإدارية مثل الكتابة والنسخ والربط والمسح الضوئي وما إلى ذلك.
ابتكار وصيانة نظام الملفات المكتبية
التعامل مع المعلومات الحساسة بطريقة سرية
مهارات
المعرفة بمفهوم ايكيا، بما في ذلك رؤيتنا وفكرة العمل وثقافة ايكيا وقيمها
القدرة على تحديد أولويات العمل وتنظيمه والاستفادة القصوى من الوقت المتاح
المعرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب
مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغات الإنجليزية والعربية والفرنسية
MS Office ومعرفة عملية حديثة بأحدث التطبيقات (MS Teams وZoom) وما إلى ذلك.
متعطش للمعرفة ويريد تحسين المهارات والتعلم، واستخدام ذلك لإفادة ايكيا والنمو
على المستوى الشخصي.
اهتمام قوي بالتفاصيل
مهارات شخصية عالية
يتمتع بالعمل في بيئة سريعة الخطى وموجهة نحو المستقبل.
القدرة على العمل بشكل مستقل وموثوق وفقًا لأساليب العمل المتفق عليها
القدرة على العمل بإحساس عالٍ بالإلحاح
مدفوعة لتجاوز الأهداف.
حريص على المساهمة أثناء العمل معًا كجزء من فريق
قدم الآن