شركة زليخ العقارية تطلب مساعد ادارى بالكويت Zuleikh Real Estate Company seeks an administrative assistant in Kuwait

Job Code: Admin Assistant
Job Description:
Assisting the Managing Partner and Senior Executives and providing
administrative support to the organization.
Core Responsibilities:
This position includes but does not limit to the following:
Assist with day-to-day operations of company-wide Admin functions.
• Manage, prioritize, screen and monitor Managing Director's correspondence
including calls, emails, post and fax to ensure that they are dealt with
appropriately. • Setup and coordinate meetings and appointments and manage
schedules to enhance effective
time management.
Create, transcribe, and distribute meeting agendas and minutes.
• Responsible for managing the day-to-day operations of the admin department
for the
company and all its sister concerns • Liaison with and supervision over the
work of the PRO relating to transfer and renewal of company licenses and
vehicles registration and family members documents.
Coordinate with the legal Department to ensure that all visa and residency-
related formalities for employees are completed on time.
• Responsible for compiling jot forms for management signature, under the
supervision of the Office Manager.
• Maintains an up-to-date database of company licenses (and staff residencies,
if required).
Coordinate and report on business trips
Supervise managing company documents and archives through the Admin Assistant
and Office Assistant.
• Report on project management software (Asana) on all activities to top
management and follow up on overdue tasks with all functional heads and staff
Obtain Management approval on agreement/ Transactions/Payments, etc as deemed
necessary
Serve as an aide to the family and liaising with the office
Conducts research and analysis tasks are required.
Assist in the centralized filing and archiving of documents.
Monitors the performance and progress of Office and home Drivers and reports
the same to the Office Manager.
⚫ Occasionally handles confidential and non-routine information.
• Any other task as required by the management.
Travel Management:
Maintain travel related arrangements & schedules
• Responsible for airplane reservations, tour arrangements, hotels
reservations, car rentals and special excursions for the family
Process visa application
Coordinate and report on business trips
Must have basic knowledge about Europe & US travel bookings and arrangements
Must have good communications and sales skills.
Computer skills are a must to navigate through modern reservations systems
Education and Experience:
Bachelor's Degree. Certification in a relevant field is a plus
• Prior working knowledge/experience in administration work
Experience with document management systems
Knowledge of Kuwait law practices
Knowledge of applicable document development processes
Communication Proficiency
Willingness to learn
Key Job Skills and Competencies:
Planning and organizational skills
Able to adapt to changing priorities and demands
• Deadline-driven
Willingness to learn
Strong verbal and written communication skills (English and Arabic)
Sound judgment and decision-making skills
Able to effectively handle sensitive and confidential information
Information collection and management
Ability to work effectively as part of a team
Able to work well under pressure
Language Skills:
⚫ Excellent oral and written communication skills in English.
Job Type:
• Full-time
How to Apply:
Please use the link (https://airtable.com/shrpcve1rbuEzeQFG) to complete the
job form Also, select the above-mentioned job position and job reference code
while completing the form.
Note: We thank all applicants for their interest, however only those
candidates selected for interviews will be contacted.
رمز الوظيفة: مساعد إداري
المسمى الوظيفي:
مساعدة الشريك الإداري وكبار المديرين التنفيذيين وتقديم الدعم الإداري للمنظمة.
المسؤوليات الأساسية:
يتضمن هذا الموقف، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
المساعدة في العمليات اليومية لوظائف الإدارة على مستوى الشركة.
• إدارة وتحديد الأولويات وشاشة ومراقبة مراسلات المدير العام بما في ذلك
المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والبريد والفاكس لضمان التعامل معها بشكل
مناسب. • الإعداد وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وإدارة الجداول الزمنية لتعزيز
الفعالية
إدارة الوقت.
إنشاء ونسخ وتوزيع جداول أعمال الاجتماع ومحاضره.
• المسؤولين عن إدارة العمليات اليومية لقسم الإدارة
الشركة وجميع اهتماماتها الشقيقة • الاتصال والإشراف على عمل PRO فيما يتعلق بنقل
وتجديد تراخيص الشركة وتسجيل المركبات ووثائق أفراد الأسرة.
التنسيق مع الإدارة القانونية للتأكد من استكمال جميع الإجراءات المتعلقة
بالتأشيرة والإقامة للموظفين في الوقت المحدد.
• المسؤولين عن تجميع نماذج العمل لتوقيع الإدارة، تحت إشراف مدير المكتب.
• يحتفظ بقاعدة بيانات محدثة لتراخيص الشركة (وإقامات الموظفين، إذا لزم الأمر).
تنسيق والإبلاغ عن رحلات العمل
الإشراف على إدارة مستندات وأرشيفات الشركة من خلال المساعد الإداري ومساعد
المكتب.
• تقديم تقرير عن برنامج إدارة المشاريع (Asana) عن جميع الأنشطة إلى الإدارة
العليا ومتابعة المهام المتأخرة مع جميع الرؤساء والموظفين الوظيفيين
الحصول على موافقة الإدارة على الاتفاقية/المعاملات/المدفوعات، وما إلى ذلك حسب
الضرورة
العمل كمساعد للعائلة والاتصال بالمكتب
إجراء مهام البحث والتحليل مطلوبة.
المساعدة في حفظ وحفظ الوثائق مركزياً.
يراقب أداء وتقدم برامج تشغيل المكتب والمنزل ويقدم تقارير عن ذلك إلى مدير
المكتب.
⚫ يتعامل أحيانًا مع المعلومات السرية وغير الروتينية.
• أي مهمة أخرى كما هو مطلوب من قبل الإدارة.
إدارة السفر:
الحفاظ على الترتيبات والجداول الزمنية المتعلقة بالسفر
• مسؤول عن حجوزات الطائرات وترتيبات الجولات السياحية وحجوزات الفنادق وتأجير
السيارات والرحلات الخاصة للعائلة
معالجة طلب التأشيرة
تنسيق والإبلاغ عن رحلات العمل
يجب أن يكون لديك المعرفة الأساسية حول حجوزات وترتيبات السفر إلى أوروبا
والولايات المتحدة
يجب أن يتمتع بمهارات تواصل ومبيعات جيدة.
مهارات الكمبيوتر أمر لا بد منه للتنقل عبر أنظمة الحجز الحديثة
التعليم و الخبرة:
درجة البكالريوس. تعتبر الشهادة في المجال ذي الصلة ميزة إضافية
• المعرفة/الخبرة العملية السابقة في العمل الإداري
خبرة في أنظمة إدارة الوثائق
المعرفة بممارسات القانون الكويتي
المعرفة بعمليات تطوير المستندات المعمول بها
إتقان الاتصالات
الرغبة في التعلم
المهارات والكفاءات الوظيفية الرئيسية:
مهارات التخطيط والتنظيم
القدرة على التكيف مع الأولويات والمتطلبات المتغيرة
• يحركها الموعد النهائي
الرغبة في التعلم
مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية (الإنجليزية والعربية)
مهارات الحكم السليم واتخاذ القرار
القدرة على التعامل بشكل فعال مع المعلومات الحساسة والسرية
جمع المعلومات وإدارتها
القدرة على العمل بفعالية كجزء من فريق
القدرة على العمل بشكل جيد تحت الضغط
مهارات اللغة:
⚫ مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية.
نوع الوظيفة:
• وقت كامل
كيفية التقديم:
برجاء استخدام الرابط (https://airtable.com/shrpcve1rbuEzeQFG) لإكمال نموذج
الوظيفة. كما عليك تحديد منصب الوظيفة المذكور أعلاه والرمز المرجعي للوظيفة
أثناء استكمال النموذج.
ملحوظة: نشكر جميع المتقدمين على اهتمامهم، ولكن سيتم الاتصال فقط بالمرشحين
الذين تم اختيارهم لإجراء المقابلات.
وظائف الكويت اليوم