المهام و المسئوليات:
- الانابة عن مدير مكتب المدير العام في حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر والمرض
والأجازات أو خلو المنصب
- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام والمدير التنفيذى
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذي
- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة والترتيب
- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير المباشر
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب بالمدير المباشر بشكل يضمن سلامتها و
سرعة إستدعائها
- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم بالمدير المباشر وعرضه على المختص
و فهرسة هذه المستندات
- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالمدير المباشر و
فهرسة هذه الرسائل
- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب بالمدير المباشر وفهرسة الفاكسات
الصادرة
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير
التنفيذى طرفاً فيها
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل
الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة
أرقام التليفونات و العناوين
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها
على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير
التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار
وطلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع
الأجهزة المكتبية بمكتب الإدارة العليا
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد
العمل بمكتب الإدارة العليا
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو
المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و
تنظيم رحلات العمل
- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما
يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب
و رفعه لمدير المكتب
- حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع
أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
\- اعداد وتنسيق المواعيد \- كتابته الخطابات والترجمة \- عمل المراسلات والتعاميم بين الادارات \- متابعة اجراءات العمل
\- تنظيم العمل وسياسات العمل داخل الشركة \- تحضير المستندات والوثائق \- تحديد مواعيد المقابلات \- طباعة وكتابة التقارير \- القيام بحجوزات السفر \- التواصل مع الأقسام المختلفة في الشركة
\- مطلوب موظفة سكرتارية عمر اقل من 30سنة للعمل في القسم النسائي بمستودعات الشركة بمدينة الرياض - حي السلي
\- الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها \- تنظيم المواعيد وجدولة الاجتماعات \- إعداد غرف الاجتماعات وعمل العروض التقديمية \- إعداد ورفع التقارير الدورية للإداريين المختصين \- انجاز كافة المهام الإدارية الموكلة وتقديم الدعم للأقسام الاخرى