- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير التنفيذي
- إعداد الخطة الأسبوعية بالمدير التنفيذي
- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير التنفيذي
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و
سرعة إستدعائها
- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص
و فهرسة هذه المستندات
- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و
فهرسة هذه الرسائل
- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات
الصادرة
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير التنفيذى طرفاً
فيها
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و
تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الاجتماع
- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على
طلب شخصى
- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة
أرقام التليفونات و العناوين
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و
عرضها على المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى
السجلات الخاصة بها
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل
باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال
الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد
العمل بمكتب الإدارة العليا
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو
المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و
تنظيم رحلات العمل
- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب
و رفعه للمدير التنفيذي
- حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع
أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
\- مطلوب سكرتير تنفيذي يجيد التعامل مع الحاسب الآلي وبرامج الاوفيس للعمل بمدينة الرياض
\- مطلوب سكرتيرة تنفيذية للعمل لمصنع حديد على طريق الخرج الجديد المهام: \- معالجة البريد \- معالجة الاتصالات الهاتفية \- إعداد المراسلات \- تنظيم الاجتماعات \- تنظيم مواعيد المدير العام \- ترتيب السفريات \- تنظيم محفوظات الإدارة \- متابعة أعمال الإدارة
\- اعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ \- التنسيق وحضور الاجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذي \- استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- التعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز…
\- اعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ \- التنسيق وحضور الاجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذي \- استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب \- التعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات \- إعداد وتجهيز…
\- تقديم المساعدة والدعم للإدارة العليا بالشركة والاهتمام بتنظيم كافة الأعمال الإدارية المتعلقة بها \- توجيه ومتابعة باقي الأقسام والمكاتب الداخلية للشركة. \- تنسيق وجدولة أي مواعيد أو ارتباطات خاصة بالمدير العام سواء داخل الشركة أو خارجها، كالمقابلات والاجتماعات وغيرها \- حضور كافة اجتماعات …
\- مطلوب سكرتير تنفيذي للمدير العام لديه المام بجميع مهام السكرتارية التنفيذية للعمل بمدينة الرياض المهام: \- الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك \- استقبال وفحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء \- …
\- تنظيم المواعيد وإعداد المذكرات وإجراء المراسلات وحضور الاجتماعات وتحرير المحاضر \- إعداد وتقديم تقارير العمل \- تنظيم مواعيد المدير العام